Le webinaire est un canal de communication moderne qui permet aux entreprises te présenter à sa cible ses domaines de compétences et ses services de manière directe.
Mais pour qu’un webinaire se déroule correctement, il est essentiel de bien l’organiser et de s’y prendre à l’avance.
Du choix du sujet du webinaire jusqu’au jour J, voyons ensemble étape par étape ce qui est nécessaire de mettre en œuvre un webinaire dans les meilleures conditions.
Les grandes étapes pour organiser un webinaire
1 – Le choix du sujet du webinaire
Le choix du sujet du webinaire ne doit pas être fait à la légère. Il doit vous permettre de dérouler un exposé que vous allez présenter à votre audience, tout en mettant en avant vos connaissances et vos produits ou services.
Commencez par rechercher quels sont les sujets qui intéressent vos clients, vos prospects ou plus globalement votre communauté. Choisissez un sujet qui fait écho à l’actualité ou qui répond à un besoin ou une problématique actuelle.
Le choix du sujet de votre webinaire est important, car il représente le premier contact que votre audience aura avec votre événement en ligne. En effet, c’est par le titre de votre webinaire que les gens entendront parler de votre séminaire numérique. Comme pour le titre d’un livre ou pour le titre d’un article de blog, il faut donner envie aux internautes de s’inscrire à votre événement. La définition du webinaire sous entend un aspect informatif et formateur, ce qui n’empêche pas de couvrir un large spectre de sujets.
2 – Le choix des intervenants de votre webinaire
Allez-vous organiser votre webinaire seul où allez-vous convier des invités pour échanger autour du sujet de votre webinaire ? Un webinaire que vous organisez seul vous donne l’avantage de tout maîtriser de A à Z. Néanmoins, organiser un webinaire à plusieurs vous permet de déléguer certaines tâches.
Inviter des intervenants à votre webinaire vous permet également de rendre ce dernier plus attrayant. En effet, si vous invitez des spécialistes du sujet que vous allez traiter dans votre webinaire, les internautes seront plus enclins à s’y inscrire. Cela vous offre aussi l’opportunité de gagner en visibilité puisque vos intervenants partageons certainement l’événement eux-mêmes.
Il existe une grande diversité d’intervenants que vous pouvez inviter dans votre événement. Vous pouvez par exemple convier des clients pour qu’ils parlent de vos produits ou de vos services. Vous pouvez inviter des partenaires ou des fournisseurs qui apporteront leur expertise. Vous pouvez sinon solliciter des experts dans leur domaine, qui font figure de personne référente dans le secteur. Leur collaboration peut se faire à titre gracieux ou peut être rémunérée. Vous pouvez également partager les leads générés grâce au webinaire si vous ne proposez pas des services similaires.
3 – Le choix de l’outil
En ce qui concerne l’outil pour organiser votre webinaire, choisissez une solution adaptée à vos besoins et à votre budget. Il existe de nombreux outils gratuits et payants pour organiser des webinaires en ligne. Les fonctionnalités les plus communes attendues par les participants sont :
- un chat pour échanger avec vous et le reste de l’audience
- la possibilité de participer à des sondages
- un accès à une rediffusion de l’événement
Vous pouvez consulter notre comparatif des outils pour organiser un webinaire.
4 – La communication en amont de l’événement
Il n’y a pas de règles qui encadrent l’organisation d’un webinaire. Mais le bon sens vous invite à organiser votre webinaire le plus en avance possible.
Si vous êtes un entrepreneur, vous pouvez tout à fait organiser un webinaire qui aura lieu la semaine prochaine. Pour cela, il vous suffit d’avoir une présentation, de créer un visuel pour communiquer sur les réseaux sociaux (notamment LinkedIn) et d’envoyer des invitations à vos clients et vos prospects.
Mais si vous organisez un séminaire pour votre entreprise, nous vous conseillons de vous y prendre à l’avance. Un webinaire reste une présentation marketing complexe à mettre en œuvre. Pour bien préparer votre présentation, sélectionner et inviter les intervenants et orchestrer une communication efficace autour de votre événement, certaines entreprises organisent leurs webinaires plusieurs mois à l’avance.
En ce qui concerne la communication en elle-même, usez de tous les moyens à votre disposition. Exploitez votre CRM pour envoyer un emailing à vos clients et vos prospects. Créez un événement sur LinkedIn pour faire connaître votre webinaire sur les réseaux sociaux professionnels. Si vous conviez des intervenants, pensez à les taguer dans vos publications pour générer plus d’engagement ! Et ajoutez gratuitement votre webinaire sur Webinaires.net pour que tout le monde puisse y avoir accès.
5 – Le jour J : le jour du webinaire
Le jour de votre webinaire est enfin arrivé ! Assurez-vous que tout est prêt :
- Votre ordinateur fonctionne bien (démarrez-le en avance pour éviter la mise à jour surprise) ?
- Votre matériel de captation est prêt (prévoyez un micro de secours) ?
- Vos partenaires (invité, modérateurs, collègues), sont prêt et disponibles ?
- Votre présentation et vos notes sont prêtes ?
Le déroulement d’un webinaire dépend de votre niveau de préparation et de votre aisance naturelle à animer un événement. N’ayez pas peur de mal faire et ne vous inquiétez pas si vous bafouillez.
Même les plus grands orateurs se perdent parfois dans leurs notes. Profitez de ce moment d’échanges avec vos intervenants et votre audience pour créer un événement unique et authentique.
Pensez bien à mettre en avant les objectifs du webinaire et à inviter les internautes à réaliser une action. Vous organisez un webinaire notamment pour récolter des leads, alors ne ratez pas cette occasion d’inviter les participants à s’inscrire à votre newsletter ou à remplir un formulaire pour récupérer des leads encore plus qualifiés.
Le webinaire est également l’occasion de proposer une offre commerciale spéciale pour les participants : une réduction unique limitée dans le temps, un pack de services ou de produits. Profitez d’avoir l’attention de votre audience pour générer des ventes !
6 – La communication après le webinaire
Ce n’est pas parce que le webinaire est terminé que tout est fini pour vous. Il est essentiel de bien communiquer après le webinaire. Après votre événement n’hésitez pas à relancer toutes les personnes qui ont participé par mail. Dans un premier temps, vous pouvez recueillir leur avis sur l’événement qui vient de se dérouler. Par la suite, n’hésitez pas à leur transmettre votre présentation et à aller les solliciter commercialement.
Les personnes qui ont participé à votre webinaire sont intéressées par la thématique que vous avez traitée et potentiellement par vos services ou vos produits. Leur participation à votre événement en ligne est le signe de leur intérêt. Profitez-en à les inviter à essayer vos services, à s’inscrire à votre newsletter ou encore à prendre rendez-vous avec vous pour parler de leurs besoins.
N’hésitez pas à prendre contact directement avec les personnes qui ont interagi dans le chat. Si certains participants se sont manifestés en posant des questions précises, c’est qu’ils sont certainement encore plus intéressés par vos produits ou services.
Si vous avez demandé à votre audience d’interagir avec vous pendant le webinaire, en répondant par exemple à un sondage, vous pouvez également exploiter ces données.
Vous aussi, organisez votre webinaire
Vous le voyez, organiser un webinaire n’est pas si compliqué. Il suffit d’un peu de rigueur, comme pour tout projet professionnel. Chaque personne peut, à son niveau, organiser un webinaire pour partager ses compétences et faire valoir ses connaissances, alors pourquoi pas vous ?
Si vous organisez votre premier événement, n’attendez pas à avoir des centaines de participants. Contentez-vous de quelques participants impliqués. Et proposez un rendez-vous régulier pour créer une attente autour de vos événements. Ce sera aussi pour vous l’occasion de vous roder à l’exercice.
Dans tous les cas, vous pouvez compter sur le soutien de Webinaires.net pour faire la promotion de votre événement gratuitement ! Partagez votre événement en ligne sur notre site pour lui offrir le maximum de visibilité.