Le monde numérique a révolutionné la manière dont nous communiquons, apprenons et faisons des affaires. Parmi ces nouveaux canaux se trouve le webinaire, un moyen efficace et flexible permettant aux professionnels de partager leurs connaissances, de toucher un large public et de promouvoir leurs marques ou produits en ligne.
Avant de vous lancer dans l’organisation de votre premier événement en ligne, découvrez comment se déroule un webinaire, de sa préparation à la phase de suivi après l’événement.
Avant le webinaire
Préparation du webinaire
Une bonne préparation est la clé d’un webinaire réussi. Véritable magnet lead, le webinaire doit être préparé de manière rigoureuse pour faire véhiculer une image positive auprès de votre cible.
Tout commence par la définition claire de vos objectifs : voulez-vous informer, former ou vendre un produit ou un service ? Le thème, lié à ces objectifs, doit être pertinemment choisi. Quant aux points clés, ils doivent être bien structurés et captivants pour stimuler l’intérêt du public.
Le choix d’outils technologiques adaptés garantira une interaction fluide entre le présentateur et son audience. Prévoir et tester ces outils avant le jour J est donc une étape incontournable. La bonne organisation du webinaire conditionne le succès de votre événement, alors n’hésitez pas à vous y prendre à l’avance.
Un webinaire peut s’organiser seul, mais vous pouvez aussi convier des invités. C’est l’occasion d’apporter de la plus value à votre événement en ligne, tout en lui offrant plus de visibilité.
Communication autour du webinaire
Tout ne se passe pas pendant le webinaire. En réalité, presque tout se déroule avant ! Le contenu de votre webinaire peut être excellent, mais sans une bonne promotion, son succès sera limité.
Les outils de marketing digital, tels que les emails, les partages sur les médias sociaux et les billets de blogs deviennent ici des alliés majeurs. Misez sur tous les canaux pour faire la promotion de votre webinaire. Partout où votre cible passe est une opportunité de lui rappeler que vous organisez un webinaire. N’hésitez pas à communiquer de manière active sur LinkedIn, réseau social par excellence, qui est souvent un lieu de prédilection pour communiquer autour d’un webinaire.
Pour augmenter la visibilité de votre webinaire, pensez à l’inscrire gratuitement sur des plateformes dédiées comme Webinaires.net. Une communication ciblée et bien planifiée amplifie les chances d’attirer un public plus large et garantit un retour sur investissement positif du webinaire. Notre plateforme référence gratuitement tous les webinaires, quel que soit votre domaine. Alors n’hésitez pas à le publier à l’avance pour lui offrir le maximum de visibilité possible.
Ce qu’il faut vérifier juste avant le webinaire
- Vérifier que votre ordinateur et vos logiciels fonctionnent bien
- Vérifier que vos intervenants sont prêts
- Vérifier et relire votre présentation et vos notes
- Vérifier d’avoir sous la main les liens que vous souhaitez partager
Pendant le webinaire
Lancement du webinaire
Le jour J arrive ! Le lancement du webinaire permet au présentateur de poser le décor. Juste avant l’heure fatidique, n’hésitez pas à faire une dernière vérification en off pour vous assurer que tout est prêt : micro, caméra, présentation…
Le présentateur ou l’organisateur introduit les invités, rappelle l’objectif du webinaire, présente le thème et le plan de la présentation. Il peut aussi inviter l’audience à réaliser une action, comme s’inscrire à une newsletter, même si les CTA sont souvent réservés pour la fin de la présentation. Cela permet de récolter une première vague de leads, de personnes présentes au début du webinaire en ligne.
Enfin, avant de démarrer et d’entrer dans le vif du sujet, n’hésitez pas à effectuer une dernière vérification technique : demandez simplement si tout est bon à vos spectateurs pour garantir une bonne qualité de son et d’image, garantissant à vos participants une expérience agréable et productive.
Déroulement du webinaire
Pendant le webinaire, les intervenants présentent à tour de rôle les sujets préparés. La dynamique et l’interaction sont cruciales à ce stade pour maintenir l’attention des participants.
Prévoir des sessions de questions-réponses est un excellent moyen de favoriser l’engagement du public en apportant une réponse personnalisée à ses interrogations. Changement de rythme, interactivité et apports de valeur seront vos alliés pour retenir l’attention de votre audience.
Si les questions-réponses sont souvent mises à la fin du webinaire, il n’est pas impossible d’imaginer des petites sessions intermédiaires en fonction de l’organisation de votre conférence.
Si vous êtes seul, pensez à regarder régulièrement le chat pour vérifier que votre audience suit bien et qu’il n’y a pas de problème technique. Idéalement, si vous pouvez avoir un complice dans l’audience : un modérateur qui pourra répondre à votre place aux questions superflues, envoyer d’éventuels liens et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
Fin du webinaire
Le moment de conclure est arrivé. Qu’est-ce qu’un webinaire sans une session de questions-réponses ? Un temps dédié aux dernières questions est généralement le bienvenu. Cette interactivité de dernière minute permet de renforcer l’engagement des participants.
C’est aussi le moment de faire une invitation à passer l’action, comme s’inscrire à une newsletter ou acheter un produit/service. Une fin bien orchestrée donne le sentiment d’une session réussie et satisfaisante pour les participants.
Si vous organisez d’autres événements, n’hésitez pas à en faire la promotion.
Ce qu’il ne faut pas oublier pendant le webinaire
- Vérifier que les participants vous entendent bien
- Remercier les participants et attendre quelques instants que tout le monde arrive
- Présenter et remercier les intervenants et les co-organisateurs
- Interagir avec le chat (ou avoir un modérateur pour vous aider)
- Avoir un retour écran pour être sûr de partager les bons éléments
- Inviter les participants, l’audience, à réaliser une action (lead, vente…)
Après le webinaire
Un webinaire réussi ne s’arrête pas à la fin de la session. Le suivi post-webinaire est une opportunité d’apporter encore plus de valeur à vos participants. Envoie d’un email de remerciement avec le replay du webinaire, résumé des points clés ou encore réponse individuelle aux questions restées en suspend.
Ces actions permettent non seulement de travailler votre base de données, mais elles offrent également l’opportunité d’analyser les retours des participants pour améliorer vos prochains webinaires et ainsi optimiser constamment votre stratégie de communication digitale.
Ce qu’il ne faut pas oublier après le webinaire
- Transmettre un lien du replay du webinaire
- Éventuellement, transmettre un lien avec votre présentation
- Envoyer une offre commerciale unique pour les participants
- Travailler la base de leads obtenus grâce au webinaire
Comment faire pour que tout se passe bien ?
Pour que tout se passe bien pendant votre webinaire, il n’y a qu’un seul secret : anticipez au maximum votre événement et organisez-vous !
80% du travail se passe en amont du webinaire. C’est là que tout se joue. L’événement en lui-même est le point d’orgue de votre webinaire, mais c’est toute la préparation en amont qui définira si votre séminaire en ligne sera un succès ou non. Pensez à ajouter gratuitement votre webinaire sur Webinaires.net pour lui offrir de la visibilité !
Soignez les détails à la fin de l’événément et dans les jours qui suivent votre webinaire, parce que c’est là que votre audience est la plus susceptible de souscrire ou de faire appel à vos services.